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Cuando la impresión deja de ser un gasto y se convierte en una inversión medible
Las fotocopiadoras Ricoh no se compran solo por “imprimir bonito” o por tener buena velocidad. Para un gerente financiero, la pregunta real es otra: ¿cuánto retorno genera esta inversión en el tiempo y cómo se justifica frente a alternativas más baratas o frente al arriendo. Cuando una empresa imprime y digitaliza documentos todos los días, el costo no está únicamente en el equipo, sino en la energía, los consumibles, el tiempo del personal, los reprocesos, las fallas, la seguridad y la continuidad operativa.
En esta guía de Solution Copiers, te explicamos cómo calcular el ROI de una fotocopiadora Ricoh paso a paso, con un enfoque práctico para finanzas, sin suposiciones vagas y con variables que sí se pueden medir. La idea es que puedas tomar decisiones con datos, presentar un caso sólido a gerencia y comparar escenarios de compra o arrendamiento con total claridad.
Qué significa ROI en un proyecto de impresión corporativa
El ROI, o retorno sobre la inversión, responde a una pregunta sencilla: ¿cuánto ganó o ahorró por cada peso invertido. En proyectos de inversión, el ROI casi siempre se justifica por reducción de costos y por mejoras en productividad, no por ingresos directos, aunque en algunos sectores sí impacta ventas y servicio al cliente.
Para un análisis financiero serio, el ROI debe incluir:
- Inversión inicial total del proyecto
- Costos operativos actuales vs. costos operativos futuros
- Ahorros cuantificables y recurrentes
- Beneficios indirectos con estimación conservadora
- Horizonte de evaluación, usualmente 12, 24 o 36 meses
Un buen cálculo evita sesgos. No se trata de “hacer que dé”, se trata de medir lo que hoy se está perdiendo por un sistema de impresión ineficiente y ver si Ricoh soluciona ese costo oculto.
Definir el alcance del sistema que vas a evaluar
Antes de calcular ROI, define qué estás comparando. El error más frecuente es evaluar solo “una máquina”, cuando realmente se trata de un sistema que impacta procesos completos.
Define:
- Cantidad de fotocopiadoras Ricoh a implementar
- Modelo o rango de capacidad, por ejemplo 30 ppm, 45 ppm o 60 ppm
- Volumen mensual objetivo de impresión en páginas
- Porcentaje de color vs. blanco y negro
- Servicios incluidos, como mantenimiento, repuestos y soporte
- Tiempo de evaluación, recomendados 24 o 36 meses para tener un ROI realista
Identificar los costos actuales del sistema de impresión
Ahora sí, necesitas una fotografía de cuánto te cuesta imprimir hoy. Para finanzas, esto debe salir con números. Si no existe medición formal, la recomendación es estimar con un mes de consumo promedio y validar con facturas.
Costos típicos actuales
A) Consumibles
Incluye tóner, cartuchos, tambor, kit de mantenimiento y papel.
Si tienes varias marcas, suma todo.
B) Energía
Puedes estimar por promedio mensual del área o por consumo nominal del equipo, multiplicado por horas de uso.
C) Mantenimiento
Incluye pagos a técnicos, repuestos no planificados, servicios correctivos y costos por garantía vencida.
D) Paradas operativas
Aquí está el gran costo oculto. Cada vez que el equipo se detiene, tu empresa pierde tiempo y productividad.
E) Tiempo del personal
Si tu equipo humano pierde minutos cada día resolviendo atascos, reimpresiones o escaneos manuales, eso es costo laboral.
Estimar el costo total de implementar Ricoh
Para calcular ROI, debes consolidar el costo total del proyecto Ricoh. Aquí entran dos escenarios comunes, compra o arrendamiento.
Escenario 1: Compra
- Precio del equipo o equipos
- Instalación y configuración
- Capacitación inicial
- Contrato de mantenimiento, si aplica
- Consumibles, según el modelo operativo
Escenario 2: Arrendamiento o leasing
- Canon mensual
- Qué incluye el plan, mantenimiento, repuestos, visitas preventivas
- Qué no incluye, como papel o impresión fuera de volumen
📌 Lo más importante es comparar “manzanas con manzanas”. Si tu sistema actual no incluye mantenimiento, pero el plan Ricoh sí lo incluye, debes incorporarlo correctamente en el análisis.
Definir los ahorros que Ricoh puede generar
El ROI se construye con ahorros recurrentes y medibles. Los principales drivers de ahorro que suelen aparecer con Ricoh son los siguientes.
Ahorro 1: Menor costo por página
Ricoh suele optimizar el costo operativo por página, especialmente en blanco y negro, debido a eficiencia de consumibles y estabilidad de piezas.
Ahorro 2: Menos reprocesos por fallas
Un equipo estable reduce reimpresiones, atascos y desperdicio de papel.
Ahorro 3: Reducción de consumo eléctrico
Los equipos Ricoh incorporan modos de ahorro y mejor eficiencia energética, lo cual impacta gastos operativos.
Ahorro 4: Menos horas hombre en tareas repetitivas
Con escaneo a correo, carpetas o nube, el tiempo de gestión documental disminuye.
Ahorro 5: Menos gastos por soporte no planificado
Con un plan de soporte y mantenimiento, el gasto deja de ser impredecible.
📉 El ROI mejora cuando el análisis incorpora costos ocultos. Si solo comparas “precio del equipo”, el resultado se distorsiona.
Fórmula de ROI y cálculo paso a paso
La fórmula estándar de ROI es:
ROI % = (Beneficio neto / Inversión total) × 100
Donde el beneficio neto es:
Beneficio neto = Ahorro total en el periodo – Inversión total
Ejemplo práctico para gerencia financiera
Supongamos una empresa en Colombia que imprime:
- 20.000 páginas al mes
- Costo actual total mensual del sistema de impresión: 4.500.000 COP
- Costo con sistema Ricoh, incluyendo plan y operación: 3.200.000 COP
- Inversión total del proyecto Ricoh: 18.000.000 COP
- Periodo de evaluación: 24 meses
Paso 1: Calcular ahorro mensual
Ahorro mensual = 4.500.000 – 3.200.000 = 1.300.000 COP
Paso 2: Calcular ahorro total del periodo
Ahorro total 24 meses = 1.300.000 × 24
1.300.000 × 20 = 26.000.000
1.300.000 × 4 = 5.200.000
Total = 31.200.000 COP
Paso 3: Calcular beneficio neto
Benefício neto = 31.200.000 – 18.000.000 = 13.200.000 COP
Paso 4: Calcular ROI %
ROI = (13.200.000 / 18.000.000) × 100
13.200.000 ÷ 18.000.000 = 0,7333
ROI = 73,33 %
✅ Resultado: un ROI de 73,33 % en 24 meses, con un ahorro mensual consistente.
Calcular payback, el dato que más le gusta a gerencia
Además del ROI, los gerentes suelen pedir payback, que es el tiempo que tardas en recuperar la inversión.
Payback meses = Inversión total / Ahorro mensual
Con el ejemplo:
Payback = 18.000.000 / 1.300.000
1.300.000 × 10 = 13.000.000
Faltan 5.000.000
1.300.000 × 3 = 3.900.000
Faltan 1.100.000
1.300.000 × 0,85 = 1.105.000
Payback ≈ 13,85 meses
✅ Recupera la inversión en aproximadamente 14 meses, luego todo lo demás es ahorro neto.
Variables que suelen mejorar el ROI en empresas colombianas
En Colombia, el ROI de Ricoh tiende a subir cuando se cumplen estas condiciones:
- Alto volumen de impresión mensual
- Varias áreas compartiendo un sistema central
- Equipo actual con fallas frecuentes o soporte lento
- Costos ocultos altos por tiempo perdido
- Necesidad de digitalización, escaneo y trazabilidad
- Oficinas con controles internos o auditorías, donde la seguridad documental importa
Ricoh no solo aporta “impresión”, aporta un sistema más estable y gestionable, lo cual reduce fricción y acelera procesos internos que suelen estar llenos de pasos manuales.
Cómo presentar el ROI a comité o junta directiva
Para que tu análisis pase rápido, preséntalo con estructura financiera y operativa.
Incluye:
- Costos actuales detallados, no estimaciones vagas
- Costos Ricoh por escenario, compra y arrendamiento
- Ahorros por categoría con supuestos claros
- ROI y payback por 24 y 36 meses
- Riesgos y mitigaciones, como soporte local y mantenimiento preventivo
- Beneficios no financieros, como trazabilidad y seguridad, sin exagerar
📌 Recomendación: usa supuestos conservadores. Si aún así da ROI alto, tu caso será muy sólido.
Conclusión: Ricoh se justifica cuando finanzas mide el sistema completo
El ROI de una fotocopiadora no se debe calcular mirando solo el precio del equipo. Cuando un gerente financiero analiza consumibles, energía, paradas, tiempo del personal y costos ocultos, el retorno se vuelve evidente. Las fotocopiadoras Ricoh tienden a entregar mejor ROI en empresas con volumen y necesidad de continuidad operativa, porque reducen fallas, optimizan costos por página y aceleran flujos digitales que antes se resolvían con papel y reprocesos.
En Solution Copiers podemos ayudarte a estimar tu ROI con números reales de tu operación y presentarte escenarios claros para compra, leasing o arriendo.
