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Cómo conectar a tu equipo de trabajo desde cualquier lugar sin perder control ni seguridad
Las fotocopiadoras Ricoh con impresión móvil se han convertido en una pieza clave para las empresas que operan con esquemas híbridos o totalmente remotos. En Colombia, cada vez más organizaciones combinan trabajo presencial, home office y movilidad constante, lo que exige soluciones de impresión flexibles, seguras y fáciles de usar desde cualquier dispositivo.
Hoy, imprimir ya no significa estar sentado frente a un computador dentro de la oficina. Con la configuración adecuada, las fotocopiadoras Ricoh permiten imprimir, escanear y gestionar documentos desde celulares, tablets y laptops, manteniendo control, trazabilidad y seguridad empresarial.
En esta guía práctica de Solution Copiers, te explicamos cómo funciona la impresión móvil en Ricoh y cómo configurarla paso a paso para equipos de trabajo remoto.
📞¿Tu empresa ya trabaja en modalidad híbrida?
Qué es la impresión móvil en fotocopiadoras Ricoh
La impresión móvil es la capacidad de enviar documentos a la fotocopiadora sin conexión directa por cable y sin depender de un solo computador. En el ecosistema Ricoh, esta funcionalidad está diseñada para integrarse de forma natural con entornos empresariales modernos.
Con impresión móvil, los usuarios pueden:
- Imprimir desde su celular o tablet
- Enviar documentos desde laptops fuera de la oficina
- Liberar impresiones de forma segura al llegar al equipo
- Escanear documentos y enviarlos directamente a dispositivos móviles
- Trabajar desde casa sin romper los flujos documentales
Ricoh no concibe la impresión móvil como un “extra”, sino como parte integral de su estrategia de productividad distribuida.
Por qué la impresión móvil es clave para equipos remotos
En empresas con trabajo remoto o híbrido, los problemas más comunes suelen ser:
- Documentos que no llegan a tiempo a la oficina
- Duplicación de impresiones
- Falta de control sobre quién imprime qué
- Riesgos de seguridad al enviar archivos por correo o WhatsApp
- Dependencia excesiva de personal presencial
Las fotocopiadoras Ricoh con impresión móvil resuelven estos problemas al permitir que los documentos viajen de forma digital, segura y organizada, sin importar dónde esté el colaborador.
Tecnologías Ricoh que permiten impresión móvil
Ricoh integra varias tecnologías que hacen posible la impresión desde cualquier lugar, manteniendo estándares empresariales.
Ricoh Smart Device Connector
Aplicación oficial que permite imprimir y escanear directamente desde dispositivos móviles iOS y Android, sin configuraciones complejas.
Impresión por correo electrónico
Los usuarios envían un archivo a una dirección asociada a la fotocopiadora y lo liberan cuando están frente al equipo.
Compatibilidad con Google Workspace y Microsoft 365
Impresión directa desde Drive, OneDrive, SharePoint y correo corporativo.
Liberación segura de impresión
El documento no se imprime hasta que el usuario se autentica en la fotocopiadora (PIN, tarjeta o credenciales).
Conectividad Wi-Fi y red corporativa
Permite imprimir tanto dentro como fuera de la red local, según la configuración de seguridad.
Qué necesitas antes de configurar impresión móvil en Ricoh
Antes de iniciar la configuración, es importante validar algunos puntos básicos para evitar errores.
Requisitos técnicos mínimos
- Fotocopiadora Ricoh con Smart Operation Panel
- Conexión estable a red (LAN o Wi-Fi empresarial)
- Acceso a la red corporativa o VPN (si aplica)
- Usuarios definidos por área o rol
- Política clara de seguridad y permisos
La mayoría de los modelos Ricoh IM ya vienen preparados para impresión móvil, solo requieren configuración adecuada.
📌No se trata solo de activar una función, sino de integrar correctamente al sistema de trabajo.
Paso a paso: configuración básica de impresión móvil en Ricoh
1: Verificar conectividad del equipo
Asegúrate de que la fotocopiadora esté correctamente conectada a la red corporativa y tenga una IP estable.
2: Activar servicios móviles en el panel Ricoh
Desde el Smart Operation Panel se habilitan los servicios de impresión móvil y aplicaciones Ricoh necesarias.
3: Instalar Ricoh Smart Device Connector
Cada usuario debe instalar la app en su celular o tablet. La aplicación detecta automáticamente los equipos Ricoh disponibles.
4: Definir método de autenticación
Se recomienda usar:
- PIN personal
- Usuario y contraseña
- Tarjeta de proximidad
Esto evita impresiones no autorizadas y protege información sensible.
5: Configurar liberación segura
Los documentos enviados desde dispositivos móviles quedan en cola hasta que el usuario se autentica físicamente en el equipo.
6: Pruebas controladas
Realiza pruebas con distintos perfiles de usuario antes de liberar el sistema a toda la empresa.
Impresión móvil segura: cómo evitar riesgos
Uno de los mayores temores de las empresas es perder control sobre la información. Ricoh aborda este punto con varias capas de seguridad.
Medidas clave
- Autenticación obligatoria para liberar impresiones
- Registro de actividad por usuario
- Restricciones de color o volumen desde dispositivos móviles
- Encriptación de datos en tránsito
- Control de acceso por áreas o departamentos
Gracias a estas medidas, la impresión móvil Ricoh es tan segura como imprimir desde un computador dentro de la oficina.
🔒 Movilidad sin seguridad es un riesgo; Ricoh ofrece ambas.
Casos de uso reales en equipos remotos
Empresas comerciales
Vendedores remotos envían contratos desde el celular y los liberan en oficina cuando el cliente los solicita firmados.
Contabilidad y finanzas
Documentos escaneados desde la oficina se envían directamente a contadores que trabajan desde casa.
Gerencia
Los directivos imprimen reportes desde tablets sin depender de asistentes.
Educación
Docentes envían evaluaciones desde casa para impresión centralizada en el colegio o universidad.
Beneficios directos para la empresa
Implementar impresión móvil con Ricoh genera beneficios claros:
- Mayor productividad del equipo remoto
- Menos reprocesos y duplicaciones
- Mejor control de costos
- Menor dependencia de correos informales
- Seguridad documental reforzada
- Continuidad operativa incluso en trabajo híbrido
En muchas empresas colombianas, la adopción de impresión móvil ha reducido hasta 25 % el tiempo dedicado a gestión documental.
Buenas prácticas para una adopción exitosa
Para que la impresión móvil funcione correctamente, se recomienda:
- Capacitar a los usuarios (sesiones cortas por área)
- Definir reglas claras de uso
- Mantener el firmware actualizado
- Revisar periódicamente los logs de impresión
- Ajustar permisos según comportamiento real
🎯La tecnología funciona mejor cuando el equipo humano la entiende.
Preguntas frecuentes
¿Todos los modelos Ricoh permiten impresión móvil?
La mayoría de la línea IM sí. Se valida según modelo.
¿Es necesario VPN para imprimir desde fuera de la oficina?
Depende de la política de seguridad de la empresa.
¿Se puede controlar quién imprime desde el celular?
Sí, por usuario, área y tipo de documento.
¿La impresión móvil incrementa costos?
No se configuran políticas adecuadas de uso.
¿Solution Copiers realiza la configuración completa?
Sí, desde el diseño hasta la capacitación.
Conclusión: Ricoh conecta a los equipos, estén donde estén
Las fotocopiadoras Ricoh con impresión móvil permiten a las empresas colombianas adaptarse al trabajo remoto sin perder orden, control ni seguridad. Bien configuradas, se convierten en un puente entre la oficina física y los equipos distribuidos, garantizando que los documentos fluyan con la misma eficiencia sin importar la ubicación.
En Solution Copiers, ayudamos a las empresas a diseñar, configurar y mantener sistemas de impresión móvil alineados con su realidad operativa.
