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Por Qué Muchas Empresas de Medellín Siguen Comprando Cuando Deberían Alquilar
Si eres gerente de una empresa mediana en Medellín, probablemente en algún momento viste el precio de una fotocopiadora nueva y pensaste: “¿Cuánto cuesta eso? No tenemos presupuesto para eso ahora.”
Ahí es donde muchas empresas cometen su error más costoso. Deciden que no pueden gastar 5 o 6 millones en máquina nueva, así que siguen usando la vieja que está fallando, que necesita servicio técnico cada mes, cuyo tóner es caro, y que cada día es menos confiable.
Lo que no entienden es que existe una tercera opción que casi nadie considera: alquilar la fotocopiadora. Y no es lo que imaginan. No es “pagar más caro a largo plazo.” Es, literalmente, la opción más inteligente para 80% de empresas medianas en Medellín en 2026.
En esta guía voy a mostrarte exactamente cómo funciona el alquiler de fotocopiadoras, cuál es el costo real mensual sin sorpresas, cómo se compara con compra, y por qué Solution Copiers ve cada vez más empresas eligiendo alquiler.
La Verdad Que Nadie Te Cuenta Sobre Alquilar vs Comprar Fotocopiadora
Antes de entrar en números, necesitas entender la mentalidad detrás del alquiler o compra.
Comprar una fotocopiadora es una inversión de capital. Desembolsas dinero hoy. La máquina es tuya. Tú pagas mantenimiento, reparaciones, tóner, servicio técnico. Si la máquina falla, tú eres responsable de conseguir quién la repare. Y en 5-7 años, cuando empieza a fallar constantemente, tú decides si inviertes en repararla o compras nueva.
Alquilar una fotocopiadora es un gasto operativo. Pagas mensualmente. La máquina no es tuya, es del distribuidor. El distribuidor se responsabiliza de mantenimiento, reparaciones y cambios si falla. El tóner está incluido en algunos planes. Si la máquina no funciona, el distribuidor viene a repararla porque es su responsabilidad.
La pregunta real no es “¿cuál es más barato?” La pregunta es “¿cuál es más flexible y sin estrés?”
¿Cómo Funciona el Alquiler de Fotocopiadora en Medellín?
El Proceso Básico
Un distribuidor autorizado (como Solution Copiers) te contacta o tú los contactas. Cuéntales tu volumen mensual de copias, tu espacio disponible, y el tipo de máquina que necesitas. El distribuidor te propone una máquina específica. Por ejemplo, una Ricoh MP 2555 para empresas pequeñas-medianas. Te da un precio mensual.
Si estás de acuerdo, firman un contrato. El distribuidor instala la máquina en tu oficina, capacita a tu equipo, y se va. Tú usas la máquina durante el contrato (típicamente 12, 24, 36 o 60 meses). Cada mes pagas la cuota. El distribuidor viene a dar mantenimiento preventivo. Si algo falla, llamas al distribuidor y viene a reparar sin costo adicional.
Cuando termina el contrato, devuelves la máquina. O, si quieres, puedes renovar el contrato, cambiar a una máquina más nueva, o comprar la máquina que estabas alquilando.
Lo Que Típicamente Incluye un Alquiler de Fotocopiadora
El alquiler generalmente cubre la máquina instalada y funcionando desde el primer día. Viene con mantenimiento preventivo periódico, así que el distribuidor pasa a revisar cada 6 o 12 meses. Si algo falla durante el contrato, el distribuidor viene a reparar sin costo adicional. También cambia piezas menores como rodillos y fusores si es necesario.
Lo que usualmente NO incluye es el tóner (en algunos planes sí, en otros no), el papel (tú compras el papel), ni accesorios especializados como finalizadores extras o bandejas adicionales.
Hay variaciones según el plan. Algunos distribuidores ofrecen “alquiler all-inclusive” donde tóner está incluido. Otros ofrecen “alquiler básico” donde solo incluye mantenimiento.
Cálculo Real de Costos: Alquiler vs Compra en Medellín
Vamos a hacer un ejercicio práctico. Voy a comparar dos escenarios reales que ves en empresas medianas de Medellín.
Empresa Pequeña, Volumen Bajo (1.000 páginas/mes)
Máquina elegida: Ricoh MP 301 (compacta)
Si compras la máquina:
La máquina cuesta en el segmento de entrada-bajo. Haces un pago inicial o financias el resto en cuotas. El costo mensual operativo es bajo porque el tóner es económico (la máquina es lenta y rinde poco). El servicio técnico es ocasional, quizás 1-2 veces al año. El mantenimiento es mínimo.
Entonces tu costo total mensual es bajo a moderado. La máquina dura 3-4 años hasta que empieza a fallar regularmente. En 4 años habrás gastado la inversión inicial más todos los meses de operación.
En el año 5, la máquina empieza a fallar constantemente. Aquí tienes que decidir: ¿reparas invirtiendo más dinero? ¿Compras una máquina nueva? Ese es tu problema, tu responsabilidad, tu estrés.
Si alquilas la máquina:
El costo mensual es en rango de entrada (bajo). Incluye la máquina instalada, mantenimiento preventivo, reparaciones sin costo, y capacitación inicial. Lo que no incluye es el tóner (lo compras aparte), así que añades ese costo mensual.
Tu costo operativo total mensual es entrada-bajo más tóner (también bajo porque la máquina consume poco). Pagas así durante 12, 24, 36 o 60 meses según el contrato. Tu costo total en 4 años es costo mensual multiplicado por 48 meses, más tóner mensual multiplicado por 48 meses.
En el año 5, termina tu contrato. Devuelves la máquina o renuevas. Esa decisión es tuya, pero sin estrés porque la máquina funcionó bien durante el contrato.
Empresa Mediana, Volumen Medio (2.500 páginas/mes)
Máquina elegida: Ricoh MP 2555 (multifunción)
Si compras la máquina:
La máquina cuesta en el segmento medio. Es una inversión seria pero que muchas empresas justifican porque necesitan versatilidad. El costo mensual operativo es moderado porque el tóner es moderado (la máquina es rápida pero el tóner rinde bien en rendimiento). El servicio técnico es ocasional porque Ricoh es confiable. El mantenimiento es moderado porque es multifunción y tiene más componentes.
Tu costo total mensual es moderado. La máquina durará 5-7 años con mantenimiento regular. En 5 años habrás gastado la inversión inicial más todos los meses de operación. El costo total a 5 años es una cantidad importante.
En el año 6 y 7, la máquina entra en una edad difícil. Las reparaciones se vuelven más frecuentes. Aquí empiezas a preguntarte: ¿vale la pena seguir reparando? ¿Debería haber comprado una máquina que durara más? Ese es tu dilema, tu responsabilidad.
Si alquilas la máquina:
El costo mensual es en rango medio (moderado). Incluye la máquina instalada, mantenimiento preventivo incluido, reparaciones sin costo, y capacitación inicial. En algunos planes “all-inclusive” el tóner está incluido.
Tu costo operativo total mensual es cuota alquiler más quizás tóner (moderado). Pagas así durante 36, 48, 60 meses según el contrato que elijas. Tu costo total en 5 años es cuota mensual multiplicada por 60 meses, más quizás tóner mensual multiplicado por 60 meses.
Entonces sí, el alquiler cuesta más en números totales a 5 años que compra. Pero aquí viene lo importante: en el alquiler, cada mes que pasa estás cubierto. Si la máquina falla, no es tu problema. El distribuidor la repara porque es su responsabilidad. Si un nuevo modelo sale al mercado y necesitas actualizar, simplemente cambias cuando termina el contrato.
En compra, después de año 5-7, estás rezando para que la máquina no falle porque reparar empieza a ser costoso.
Empresa Grande, Alto Volumen (5.000+ páginas/mes)
Máquina elegida: Ricoh Pro C5210S (producción)
Si compras la máquina:
La máquina cuesta en el segmento premium. Es una inversión seria. El costo mensual operativo es bajo por página porque la máquina es rápida y el tóner rinde mucho. Cuando multiplicas bajo por página por el alto volumen mensual, el resultado es moderado. El servicio técnico es necesario contratar anual con distribuidor. El mantenimiento es moderado a alto porque la máquina es compleja.
Tu costo total mensual es moderado en números absolutos, pero bajísimo por página. La máquina durará 5-10 años si la cuidas bien. En 5 años habrás gastado la inversión inicial más todos los meses de operación.
En el año 6-10, la máquina sigue funcionando bien. El ROI ya se recuperó completamente. Después del año 5, el costo se vuelve ganancia pura porque la máquina sigue durando sin problemas mayores. El costo total a 5 años es importante, pero el costo por página se vuelve ultra-bajo.
Si alquilas la máquina:
El costo mensual es en rango premium (importante). Incluye la máquina instalada, mantenimiento preventivo, reparaciones sin costo, y soporte técnico prioritario. Algunos planes all-inclusive incluyen tóner.
Tu costo operativo total mensual es cuota alquiler, más quizás tóner. En alto volumen, esto es importante. Pagas así durante 36, 48, 60 meses según contrato. Tu costo total en 5 años es cuota mensual multiplicada por 60 meses, más quizás tóner mensual multiplicado por 60 meses.
Entonces el alquiler cuesta más de 5 años que compra. Pero cada mes el distribuidor mantiene la máquina. Cada mes estás cubierto de reparaciones. En el año 6, cuando el contrato termina, decides si cambias a una máquina más nueva sin perder dinero en la vieja que empieza a envejecer.
La Realidad: Tabla Comparativa Alquiler vs Compra de Fotocopiadora
| Factor | Alquiler | Compra |
| Costo Inicial | Bajo/Nulo | Alto |
| Costo Mensual Predecible | Sí, fijo | Varía (mantenimiento, reparaciones) |
| Reparaciones | Distribuidor paga | Tú pagas |
| Flexibilidad | Alta (cambias cada contrato) | Baja (estás amarrado 5-7 años) |
| Costo Total 3 años | Moderado | Bajo a moderado |
| Costo Total 5 años | Moderado-Alto | Moderado |
| Responsabilidad | Distribuidor | Tú |
| Actualización Tecnología | Fácil (renueva contrato) | Difícil (compra máquina nueva) |
| Estrés Operativo | Bajo | Alto |
| Ideal Para | Empresas que valoran flexibilidad | Empresas con presupuesto estable |
Cuándo Alquilar Tiene Sentido Real
Alquiler tiene sentido si tu empresa necesita una máquina HOY pero no tiene presupuesto de capital disponible. El alquiler te permite empezar sin inversión inicial.
Alquiler tiene sentido si esperas crecimiento en los próximos 2 años. En 12-24 meses, quizás necesites una máquina más potente. Con alquiler, simplemente cambias. Con la compra, estás amarrado a una máquina que se quedó pequeña.
Alquiler tiene sentido si valoras tranquilidad mental. Cada mes pagas, cada mes la máquina funciona. Si falla, el distribuidor la repara. Cero estrés operativo. Cero problemas que resolver tú.
El alquiler tiene sentido si tu volumen es variable. Algunos meses copias poco, otros mucho. El plan pay-per-use ajusta el costo según uso real. No pagas por capacidad que no usas.
Alquiler tiene sentido si no sabes cuál es la máquina correcta para ti. Alquila por 12 meses. Experimenta con la máquina. Aprende qué necesitas. Si no te gusta, cambias. Si te gusta, renuevas o compras.
Cuándo Comprar Tiene Sentido Real
Compra tiene sentido si tu volumen es alto y estable. A partir de 4.000-5.000 páginas mensuales, el costo por página de alquiler empieza a ser caro. La compra es más económica.
Compra tiene sentido si piensas usar la máquina 7 o más años. Si la necesidad es a muy largo plazo, compra amortiza en los primeros 5 años y año 6-7 es ganancia pura.
Compra tiene sentido si tienes presupuesto de capital disponible hoy. La inversión no afecta flujo de caja. No necesitas endeudarte.
Compra tiene sentido si quieres ser dueño de tus activos. Algunas empresas simplemente prefieren tener activos propios en balance. Es un tema de filosofía empresarial.
Compra tiene sentido si quieres una máquina muy específica y personalizada. El alquiler típicamente ofrece modelos estándar. Si necesitas algo custom, comprar es la mejor opción.
La Recomendación de Solution Copiers
En Solution Copiers atendemos empresas de todos los tamaños en Medellín. Y lo que hemos visto durante años es claro.
Para empresas pequeñas (1-20 personas), el alquiler es la mejor opción casi siempre. La flexibilidad de cambiar en 12-24 meses es valiosa porque empresas pequeñas crecen rápido o cierran. No quieres estar amarrado a una máquina que no necesitas.
Para empresas medianas (20-100 personas), depende completamente de cada caso específico. Si valoran tranquilidad operativa, el alquiler gana. Si el dinero en caja es escaso, comprar es una opción. Si quieren flexibilidad para crecer, el alquiler es mejor. En este segmento se igualan las opciones.
Para empresas grandes (100+ personas), la compra es típicamente más económica a largo plazo cuando el volumen es alto. Pero el alquiler es una opción válida si valoran no tener activos fijos o si el volumen es muy variable.
Lo importante es que la decisión no la tomes basada en el precio inicial. Tómala basada en: ¿cuál opción me deja dormir tranquilo? ¿Cuál me da la flexibilidad que realmente necesito? ¿Cuál se ajusta a mi flujo de caja real?
🔥 CONCLUSIÓN: ALQUILER O COMPRA DE FOTOCOPIADORA EN MEDELLÍN 2026
La verdad es que no existe respuesta universal. Existe respuesta correcta para tu empresa específica.
Si alquilas, pagas mensualmente un costo fijo y predecible. La máquina no es tuya. El distribuidor se responsabiliza de que funcione. Cuando termina el contrato, eres libre de cambiar, comprar, o renovar.
Si compras, haces una inversión inicial importante. La máquina es tuya para siempre. Pagas mantenimiento y reparaciones. Cuando se daña de verdad (año 6-7), es tu responsabilidad decidir si reparas o compras nueva.
Ambas opciones funcionan. Ambas tienen sentido en contextos diferentes.
Lo que sí te digo es: deja de usar máquinas viejas porque “no tengo presupuesto.” No tener presupuesto no es excusa. Es ignorancia de opciones. Porque el alquiler existe y es accesible. Porque hay distribuidores serios en Medellín que ofrecen planes flexibles.
Una máquina vieja que falla cada mes, que requiere servicio técnico costoso, que imprime mal, que es lenta. Eso te cuesta más dinero que alquilar una máquina nueva que funciona perfecto.
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